La firma digital: ¿qué es y para qué sirve?

La firma digital es el tipo de firma electrónica más segura y avanzada que existe actualmente y con ella se pueden cumplir con total seguridad los más exigentes requisitos legales y normativos. La firma digital nos va a ofrecer la máxima seguridad respecto a la identidad de la persona firmante y a la autenticidad de los documentos firmados, por encima de cualquier otro sistema de firma ya sea electrónica o manual. La firma digital emplea un ID digital a partir de un certificado por una autoridad de certificación acreditada. Así, al firmar digitalmente un documento, la identidad de la firma se vincula de forma exclusiva a la persona firmante, lo que la hace muy interesante a nivel particular, así como para empresas y autónomos. El sector público juega un papel fundamental en su desarrollo, ya que regula el sector y garantiza los métodos de identificación de los datos, así como la estandarización del proceso.

¿Cuál es la diferencia entre firma electrónica y firma digital?

Es frecuente que ambas terminologías se confundan en su uso común, aunque lo cierto es que presentan diferencias que conviene conocer. Por un lado, la firma electrónica es un concepto amplio, que incluye la aplicación de diversos medios electrónicos como validación. Por ejemplo, las firmas con contraseñas de las operaciones bancarias serían un tipo firma electrónica. En cuanto a la firma digital es un tipo de firma electrónica que va a aplicar operaciones matemáticas basadas en algoritmos de cifrado. La firma digital logra, gracias a ello, una seguridad extrema, con el máximo grado de autentificación. La firma digital utiliza dos claves, una privada, para identificar y cifrar al propietario del archivo, y otra pública, para comprobar la autenticidad de la firma.

Principales beneficios de la firma digital

Son muchos los beneficios que ofrece la firma digital, tanto para las empresas como para los autónomos y particulares, y tanto en el ámbito profesional como en el privado.

Ahorro de tiempo

Cualquier persona, a título personal o representando a una empresa, podrá firmar documentos instantáneamente desde su dispositivo electrónico, muchas veces incluso desde el teléfono móvil, lo cual evita esperas, desplazamientos, envíos y situaciones engorrosas asociadas a la burocracia.

Ahorro de costes

La firma digital supone un importante ahorro de papel para las empresas, así como ahorro también en los costes de envío de documentos, correo tradicional o alquiler de espacios para el archivo documental, entre otros.

Mayor seguridad

La firma digital mejora considerablemente la transparencia de los procesos gracias a su seguridad implícita. Su propia naturaleza impide la utilización de forma ilícita del documento firmado o su falsificación.

Mayor flexibilidad

Con la firma digital se puede trabajar y firmar desde cualquier lugar, posponer firmas o adelantarlas y adaptarse a cualquier tipo de situación imprevista. Respecto a las empresas, todos los documentos están centralizados, facilitando el acceso desde los distintos departamentos.

Mejora la experiencia de cliente

La mejora de la experiencia del cliente se debe a que los procesos de compra, ventas, alquiler, y firma de contratos en general se simplifican sobremanera. El uso de firma digital minimiza el riesgo de abandono de clientes en las empresas tales como las suscripciones a servicios online, las ventas en tienda o las ventas a distancia.

Más agilidad

El ahorro de tiempo y la mayor transparencia redundan en la mayor agilidad y eficacia de los procesos, lo que favorece además la relación con clientes y proveedores.

Más Sostenible

Además del evidente ahorro de papel también supone un menor consumo de electricidad (no hay que imprimir o escanear documentos) y disminuye los desplazamientos, muchas veces entre distintas ciudades.

¿Qué trámites puedo hacer con la firma digital?

El valor legal de la firma digital hace que sea aplicable en los más diversos documentos como planes de salud, seguros, contratos de compraventa y de alquiler o formularios de recursos humanos. Entre sus usos más comunes se incluye:

• Realización de la Declaración de la Renta y pago de impuestos
• Solicitudes en los registros electrónicos administrativos, solicitud de la vida laboral
• Recepción de notificaciones electrónicas
• Firma de correos electrónicos y facturas electrónicas
• Consulta de los puntos del carné de conducir y las multas de circulación.
• Firma de documentos y formularios oficiales
• Presentar recursos y reclamaciones
• Trámites relacionados con el padrón municipal
• Tramitar subvenciones
• Consultar y cumplimentar el censo
• Dar validez a documentos en formato PDF o Word

La realización de trámites con firma digital es posible tanto en la Administración Central, como en las administraciones autonómicas y en las entidades locales. Autofirma es la aplicación de firma electrónica desarrollada por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas que permite la firma en los procedimientos administrativos. Pero ¿cómo hacer una firma digital?

¿Cómo puedo conseguir la firma digital?

En primer lugar, debes acceder a la web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, en el apartado de persona física, concretamente en “obtener certificado de software”. Antes de esto es conveniente haber leído el apartado de “Consideraciones previas y configuración del navegador”. Para solicitar la firma digital rellena los datos y envía la petición. Tras esto te llegará a tu correo electrónico un código con el que deberás acreditar tu identidad en una administración pública, acudiendo de forma física, Preséntate, previa concertación de una cita, en una de las 400 Oficinas de Registro distribuidas por el territorio nacional. Lleva contigo el código que has recibido en tu correo y uno de estos tres documentos: DNI, carné de conducir o pasaporte. Con ello habrás acreditado tu identidad. Ahora tan solo tienes que descargar el certificado desde el mismo ordenador, el mismo navegador y el mismo usuario con el que realizaste la solicitud. Deberás introducir el número de documento de identificación que utilizaste en la solicitud, tu primer apellido y tu código de solicitud. Ya que la firma digital tiene una validez de tres años, después de este tiempo tendrás que renovarla. Si tienes cualquier duda puedes descargarte en la página de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre el documento “¿Cómo obtener su certificado digital FNMT de persona física?” en el que se detalla con claridad el proceso.  

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