Claves para mejorar la comunicación interna en la empresa

La base de cualquier relación vital es la comunicación. Ese es un estigma que se ha mantenido a lo largo de los años y que se puede trasladar a los negocios. La comunicación interna en la empresa debe ser un valor a fomentar más que un obstáculo.

Pero, ¿cuál es el peso de la comunicación en una compañía? ¿Es realmente tan determinante como para que se requiera un departamento o un software para gestionarlo? Lo cierto es que en el momento actual, donde los canales de comunicación se han masificado y existen tantas posibilidades, las empresas deben saber adaptar sus habilidades comunicativas para llegar a todos sus públicos.

Más allá de la comunicación interna, es necesario entender cualquier formato de comunicación como un intercambio de información entre dos partes. Gracias al desarrollo del ser humano a este respecto, es un aspecto que no deja de mejorar apoyado, en la actualidad, por la tecnología.

La importancia de la comunicación interna en la empresa

Aplicando el concepto sólo a las compañías, se puede describir la comunicación empresarial como la información que se relaciona con un negocio. Esto tiene múltiples matizaciones: información que sale de la empresa, la que se mueve dentro de ella o la que otros relacionan con la compañía.

Todos estos tipos de comunicación son importantes y deben coexistir. Tienen algunas funciones que pueden generar distintos beneficios para la organización. Pero hay que aclarar que la comunicación interna es un elemento que siempre existe>, mientras que la externa no siempre está presente y no siempre está trabajada mediante una estrategia.

Esto sucede porque una empresa está formada por personas y es necesaria esa comunicación para la organización en departamentos o proyectos. Por tanto, la importancia de la comunicación interna reside en su mera existencia. Es decir, un buen nivel de comunicación interna en la empresa generará mejores resultados ya que influye, en muchas ocasiones, en la organización.

Objetivos de la comunicación interna

Como se puede desprender de la relevancia que adquiere la comunicación interna, debemos entender qué objetivos debe cumplir para ser una herramienta que sume.

Uno de los objetivos principales de la comunicación interna debería ser, por definición, informar de lo que pasa en una compañía. Que los trabajadores estén al corriente de todo lo que sucede o al menos tengan la oportunidad de conocer qué está pasando.

Esto se puede abordar de muchas maneras. Desde tablones de anuncios en oficinas, pasando por reuniones de equipos, hasta emails corporativos a todos los empleados. El objetivo es dar a conocer la información a todos los trabajadores.

Otro de los fines debe ser generar una identidad de la organización y facilitar que se identifiquen con ella. Los primeros clientes de la empresa son los miembros que forman el equipo y son los primeros que tienen la capacidad de vender las virtudes.

Además, otra característica que debe buscar la comunicación interna en la empresa es la participación. Generar ganas de intercambiar ideas, compartir éxitos e impulsar el desarrollo de iniciativas. Es la manera de implicar a distintas partes de la empresa y facilitar el contacto de forma que sea más sencilla la colaboración en el futuro.

Tipos de comunicación interna en la empresa

Una parte fundamental para la comunicación es que hay que tener en cuenta que no solo puede existir el proceso de la gerencia a los empleados. Toda comunicación requiere un flujo de doble sentido. Aunque se trata de uno de los modos de la comunicación, no debe ser el único y debe implicar al resto de modelos.

• Comunicación descendente. La función principal es dar a conocer las instrucciones, las políticas de la organización y los objetivos que deben cumplirse. Es el modelo que sigue la pirámide de jerarquía y suele ejecutarse en momentos puntuales y siempre desde los mismos canales. Por ejemplo, reuniones o publicaciones institucionales.
• Comunicación ascendente. Es la respuesta natural de la comunicación descendente. Consiste en la información que se transmite desde los empleados o los equipos hacia la cúpula dentro de una empresa. El gran poder de este modelo es que los trabajadores son los que viven el día a día de la empresa y sus problemas. Esto significa que tienen la ventaja del conocimiento diario. Los formatos más clásicos son los buzones de sugerencias o las reuniones para actualizar el estado de la compañía.
• Comunicación horizontal. Es el más común de los tres tipos y se da porque consiste en la mera comunicación entre personas. Lo más habitual es que suceda en ambientes informales, lo que genera espontaneidad. Por otro lado, pueden organizarse momentos puntuales en los que se aborden problemáticas concretas en reuniones o a través de correo electrónico.

Los tipos de comunicación interna deben convivir, permitiendo a todos los miembros de una empresa compartir conocimientos. Esta es la única manera de que todos las partes de la compañía trabajen con el mismo fin.

Claves de la comunicación interna en la empresa

Teniendo en cuenta los principales objetivos y los tipos de comunicación que existen, es sencillo extraer las principales claves de la comunicación interna en las empresas. En este caso, existen seis apartados determinantes:

• Escuchar a los empleados. Un trabajador se siente más reconocido si se siente escuchado y tenido en cuenta. Es un valor fundamental para generar comodidad y seguridad en los trabajadores.
• Planificación. Fomentar el diálogo hará que los equipos estén más dispuestos a colaborar y sea más sencillo generar estrategias. La comunicación no se puede planificar, no completamente al menos.
• Compromiso. Con un trabajador contento (porque se siente escuchado y siente que se entera de lo que pasa a su alrededor), es más sencillo que tenga compromiso. Además, le ayudará a participar más y hablar mejor de su puesto de trabajo y su compañía.
• Transparencia. Si toda la empresa recibe toda la información, la sensación general es que no hay nada oculto. Todo se hace a la vista de todos y esa es una sensación que aporta seguridad y, por tanto, felicidad.
• Flexibilidad. Si existe más de un medio de comunicación dentro de la empresa, será más sencillo que los trabajadores se atrevan a hablar sobre la compañía. Es más común que haya trato con otros trabajadores y compartan sus ideas.

La comunicación interna en las empresas debe impulsar a la generación de estrategias. Esa es una consecuencia principal por la que las organizaciones apuestan por este tipo de mensajes y por la creación de espacios que faciliten el networking dentro de la compañía. Es muy común que una de las vertientes de la transformación digital y la actualización de las compañías sea crear un área de empleados tanto a nivel digital como físicos. Como cafeterías, salas de esparcimiento, pequeños jardines interiores o la colocación de algunos puntos de encuentro. Otras gestiones asociadas con la comunicación que se suelen promover son los eventos de team building, que ayudan a crear vínculos más allá de lo laboral y que mejoran la coordinación.